Registro desde Orden
En muchas ocasiones se necesitan realizar anticipos a proveedores, una vez que se concrete la compra dependiendo de las reglas del negocio con la que cuente la compañía y el proveedor se realizan anticipos, los anticipos son aquellos pagos que se generan antes de una factura, por ello como ya existe una compra a un proveedor y se requiere aplicar un anticipo; para aplicar un anticipo a proveedores en ADempiere y realizar una “Orden de Pago” a través de una “Orden de Compra” se deben aplicar los siguientes pasos.
Ubique y seleccione en el menú de ADempiere, la carpeta “Gestión de Saldos Pendientes”, luego seleccione la ventana “Selección de Pago”.
Imagen 1. Menú de ADempiere
Podrá visualizar la ventana “Selección de Pago”, con los diferentes registros realizados en dicha ventana.
Imagen 2. Ventana Selección de Pago
Seleccione el icono “Registro Nuevo”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere, para crear un nuevo registro en la ventana “Selección de Pago”.
Imagen 3. Icono Registro Nuevo de la Ventana Selección de Pago
Seleccione en el campo “Organización”, la organización para la cual está realizando el documento “Orden de Pago”.
Al seleccionar la organización con la que trabajará el registro a crear estará disponible únicamente bajo esa organización seleccionada, aunque la decisión de la organización a trabajar quedará al momento que inicie sesión en ADempiere.
Imagen 4. Campo Organización del Documento Orden de Pago desde Orden
Introduzca en el campo “No. del Documento”, el número de documento correspondiente a la secuencia de numeración del documento que esta realizando.
Imagen 5. Campo Número de Documento del Documento Orden de Pago desde Orden
Seleccione el tipo de documento a generar en el campo “Tipo de Documento”, la selección de este define el comportamiento del documento que se está elaborando, dicho comportamiento se encuentra explicado en el documento Tipo de Documento elaborado por ERPyA. Para ejemplificar el registro es utilizado el tipo de documento “Orden de Pago”.
Imagen 6. Campo Tipo de Documento del Documento Orden de Pago desde Orden
Seleccione en el campo “F. Documento”, la fecha en la cual está realizando el documento “Orden de Pago”.
Imagen 7. Campo F. Documento del Documento Orden de Pago desde Orden
Seleccione en el campo “Fecha de Pago”, la fecha en la cual se debe generar el pago.
Imagen 8. Campo Fecha de Pago del Documento Orden de Pago desde Orden
Seleccione en el campo “Cuenta Bancaria”, la cuenta bancaria desde la cual requiere generar el pago.
Imagen 9. Campo Cuenta Bancaria del Documento Orden de Pago desde Orden
Seleccione en el campo “Moneda”, la moneda con la cual se requiere generar el pago.
Imagen 10. Campo Moneda del Documento Orden de Pago desde Orden
Introduzca en el campo “Nombre de Referencia”, un nombre de referencia para la identificación de la orden de pago que este realizando.
La información a colocar en este campo es una pequeña referencia de la orden pago que se esté creando por ejemplo: “Pago Anticipos a proveedores Servicios”.
Imagen 11. Campo Nombre de Referencia del Documento Orden de Pago desde Orden
Introduzca en el campo “Descripción”, una breve descripción referente a la orden de pago que este realizando.
La información a colocar en este campo es una pequeña descripción de la orden de pago que se esté realizando por ejemplo: “Primer anticipo a proveedores de servicios primera semana de Junio”.
Imagen 12. Campo Descripción del Documento Orden de Pago desde Orden
Note
Seleccione el icono “Guardar Cambios”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere, para guardar el registro de los campos de la pestaña “Selección de Pago”.
Seleccione la opción “Crear Desde Orden”, para crear la orden de pago desde la orden de compra.
Al seleccionar el botón “Crear Desde Orden”, se desplegará otra ventana llamada Smart Browser (Ventana de Búsqueda Inteligente).
Imagen 13. Opción Crear desde Orden del Documento Orden de Pago desde Orden
Podrá visualizar la ventana de búsqueda inteligente del proceso “Crear Desde Orden”, con diferentes campos que le permiten al usuario filtrar la búsqueda de la información en base lo que seleccione en dichos campos
Imagen 14. Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Los campos a visualizar en el smart browser son los siguientes:
Campo “Moneda”, este campo se encuentra sólo lectura y la moneda a mostrar dependerá de la moneda seleccionada en la ventana padre “Selección de Pago”; la moneda que aparezca en ese campo dentro del smart browser le indica a ADempiere que los documentos a buscar deben estar bajo esa moneda, ejemplo:
Si el valor en el campo “Moneda” es “VES” (Bolívar) cuando se realice la búsqueda de los documentos ADempiere mostrara únicamente los que estén creados bajo esa moneda.
Si el valor en el campo “Moneda” es USD” (Dólar) cuando se realice la búsqueda de los documentos ADempiere mostrara únicamente los que estén creados bajo esa moneda.
Imagen 15. Campo Moneda de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Campo “Socio de Negocio”, este campo puede ser utilizado si desea ubicar las órdenes de compras que estén asociadas a un socio de negocio en específico.
Imagen 16. Campo Socio de Negocio de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Checklist “Transacción de Ventas”, esté checklist comúnmente se encuentra destildado, pero sí se tilda al momento de hacer la búsqueda en el smart browser ADempiere mostrará las “Ordenes de Ventas”, sí el check se encuentra destildado mostrará únicamente las “Ordenes de Compras”.
Imagen 17. Check Transacción de Ventas de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Campo “Regla de Pago”, este es un campo de búsqueda tipo lista, el cual al tildarlo mostrará una serie de opciones de reglas de pagos, la opción a seleccionar en esté campo le indicará a ADempiere qué al momento de realizar la búsqueda ubique y muestre solo las ordenes de compras que estén bajo la regla de pago seleccionada en ese campo, como por ejemplo:
Si se selecciona la regla de pago “A Crédito” y tengo creadas una o varias órdenes de compras qué tienen establecida esa regla de pago, al realizar la búsqueda desde el smart browser ADempiere mostrará las órdenes que éste unicamente con esa regla de pago, si no existen órdenes de compras con esa regla de pago ADempiere no mostrará nada.
Imagen 18. Campo Regla de Pago de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Campo “Tipo de Documento”, este es un campo de búsqueda tipo lista el cual al tildarlo mostrará una serie de opciones de los tipos de documentos que se encuentran asociados a las órdenes de compras, la opción a seleccionar en este campo le indicará a ADempiere qué al momento de realizar la búsqueda ubique y muestre solo las ordenes de compras que estén bajo el tipo de documento seleccionado en ese campo, como por ejemplo:
Si se selecciona el tipo de documento “Orden de Compra Nacional” ADempiere mostrará cuando se realice la búsqueda unicamente las ordenes de compra que estén asociadas a ese tipo de documento, de lo contrario si no es seleccionado ningún tipo de documento ADempiere mostrará todas las órdenes de compras con todos los tipos de documentos que estén asociados a una orden de compra.
Imagen 19. Campo Tipo de Documento de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Campo “Fecha de la Orden”, este campo es un campo tipo fecha el cual cuenta con dos recuadros con calendarios, el primero es para ser utilizada como fecha de la orden “Desde” y el segundo como fecha de la orden “Hasta”, al colocar una fecha en cualquiera de estas dos opciones (Fecha desde / Fecha hasta) ADempiere mostrará únicamente las ordenes de compras que están asociadas bajo ese rango de fechas, como por ejemplo:
Si se coloca en el campo fecha desde la fecha “18/06/2020” y el campo fecha hasta “20/06/2020”, ADempiere mostrar las ordenes de compras que estén bajo ese rango de fechas.
Imagen 20. Campo Fecha de la Orden de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Note
Para saber más sobre el campo “Fecha de la Orden” y qué acción implica sobre una orden de compra, visitar el documento Registro de Orden de Compra Directa.
Campo “Fecha Prometida”, este campo es un campo tipo fecha el cual cuenta con dos recuadros con calendarios, el primero es para ser utilizada como fecha prometida “Desde” y el segundo como fecha prometida “Hasta”, al colocar una fecha en cualquiera de estas dos opciones (Fecha desde / Fecha hasta) ADempiere mostrará únicamente las ordenes de compras que están asociadas bajo ese rango de fechas, como por ejemplo:
Si se coloca en el campo fecha desde la fecha “20/06/2020” y el campo fecha hasta “25/06/2020”, ADempiere mostrar las ordenes de compras que estén bajo ese rango de fechas.
Imagen 21. Campo Fecha Prometida de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Note
Para saber más sobre el campo “Fecha Prometida” y qué acción implica sobre una orden de compra, visitar el documento Registro de Orden de Compra Directa
Campo “Orden de Venta” este campo es un campo tipo búsqueda, aunque este campo tenga como orden de venta eso no significa que esté asociado para ubicar sólo las órdenes de ventas es un nombre estándar que maneja ADempiere y también es utilizado para esté caso para ubicar las órdenes de compras.
Este campo permite que sea ubicada una orden de compra en específico, para que al momento de realizar la búsqueda en el smart browser, esté muestre la orden de compra ubicada desde este campo.
Imagen 22. Campo Orden de Venta de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Luego de establecer los filtros de búsqueda y cual de ellos desea seleccionar, tilde la opción “Comenzar Búsqueda”, para buscar los diferentes registros de órdenes de compra que se encuentran en ADempiere.
Imagen 23. Opción Comenzar Búsqueda de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Al tildar la opción “Comenzar Búsqueda”, se desplegará en la parte inferior del smart browser las órdenes de compras.
Imagen 24. Ordenes de Compras de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Seleccione las órdenes que deseen asociar a la “Orden de Pago”.
Imagen 25. Seleccionar Órdenes de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Al seleccionar las órdenes indique en el campo “Total del Pago”, cual es el total del anticipo por cada orden.
Imagen 26. Total Anticipo de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Seleccione la opción “OK” para cargar la información de la orden de compra a la pestaña “Línea de Selección de Pago”.
Imagen 27. Opción Ok de la Ventana de Búsqueda Inteligente del Proceso Crear Desde Orden
Seleccione el icono “Refrescar”, ubicado en la barra de herramientas de ADempiere para refrescar la ventana “Selección de Pago” y pueda visualizar la información cargada desde la opción “Crear Desde Orden”.
Imagen 28. Icono Refrescar del Documento Orden de Pago desde Orden
Seleccione la pestaña “Línea de Selección de Pago”, para verificar que la información cargada desde la opción “Crear Desde Orden” sea correcta.
Imagen 29. Pestaña Línea de Selección de Pago del Documento Orden de Pago desde Orden
Note
En la pestaña “Línea de Selección de Pago” deberán aparecer las misma cantidad de órdenes seleccionadas desde la opción “Crear Desde Orden”.
Podrá observar que en cada registro de la pestaña “Línea de Selección de Pago” aparecerán las siguientes características:
Campo “Selección de Pago” debe aparecer el número de la selección de pago con la que se está trabajando, este número es el número de documento de la orden de pago.
Imagen 30. Campo Selección de Pago del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “No. Línea” este campo define el número de línea de cada registro asociado a la pestaña “Lńea Selección de Pago”, cada número de línea va incrementando de 10 en 10, es decir que sí existen 3 registros asociados en la pestaña, cada registro debe estar en 10, 20 y 30.
Imagen 31. Campo N° Línea del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Descripción” este campo puede ser utilizado si se requiere dar una descripción en el registro de la línea.
Imagen 32. Campo Descripción de la línea del Documento Orden de Pago desde Orden
Checklist “Activo” esté check indica si el registro de la línea está activo o no.
Imagen 33. Checklist Activo del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Socio del Negocio”, debe aparecer el socio de negocio de la orden que se encuentra asociada al registro de la línea.
Imagen 34. Socio de Negocio del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Cuenta Bancaria Socio del Negocio”, en este campo tipo lista deben aparecer las cuentas bancarias asociadas al socio del negocio, las cuentas bancarias a aparecer en este campo dependerá de las cuentas asociadas al momento de Registro de Proveedor.
La selección de la cuenta bancaria en este campo dependerá de las reglas del negocio que tenga la compañía con los proveedores.
Imagen 35. Campo Cuenta Bancaria Socio del Negocio del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Orden de Compra”, en este campo debe aparecer el número del documento de la orden seleccionada desde opción “Crear Desde Selección de Pago”.
Imagen 36. Campo Orden de Compra del Documento Orden de Pago desde Orden
En el campo “Factura”, para este caso no debe aparecer ninguna información ya que se está trabajando es con órdenes de compras, sí requiere realizar una “Orden de Pago” y asociar facturas verificar el instructivo Registro desde Factura.
Imagen 37. Campo Factura del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Movimiento Nómina” para este caso no debe aparecer ninguna información ya que se está trabajando es con órdenes de compras, sí requiere realizar una “Selección de Pago” y asociar a un movimiento de nómina verificar el instructivo Registro desde Nómina.
Imagen 38. Campo Movimento de Nómina del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Regla de Pago”, se debe seleccionar la regla de pago con la que se emitirá el pago al proveedor.
ADempiere cuenta cuenta con cinco (5) reglas de pagos, las cuales son:
A crédito: Esta regla de pago indica que dicho documento cuenta con un crédito de pago, sin embargo es crédito no es reflejado en la orden de pago si no en la regla de pago que tenga establecida el “Socio del Negocio” o la “Orden de Compra”.
Débito directo. Está regla de pago indica que el pago a generar es un débito directo, lo cual en pocas palabras es una transferencia bancaria.
Depósito directo: Está regla de pago indica que el pago a generar es un depósito directo, está regla también entraría dentro de transferencia bancaria.
Cheque: Está regla de pago indica qué el pago a generar es a través de cheques bancarios.
Tarjeta de crédito: Está regla de pago indica qué el pago a generar es a través de tarjeta de crédito.
Imagen 39. Campo Regla de Pago del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Programa de Pago de Factura”, se debe seleccionar el programa de pago que posea la factura, para este caso como estamos trabajando con ordenes no aplica este campo.
Imagen 40. Campo Programa de Pago del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Cargo” se debe seleccionar el cargo qué desee asociar al registro de la línea de la selección de pago.
Imagen 41. Campo Cargo del Documento Orden de Pago desde Orden
Checklist “Anticipo” aparecerá tildado cuando el documento que se encuentre en la línea sea una orden de compra, de lo contrario no aparecerá tildado.
Imagen 42. Checklist Anticipo del Documento Orden de Pago desde Orden
Checklist “Transacción de Ventas” esté checklist aparecerá tildado cuando en la línea se encuentre un documento de ventas o CxC.
Imagen 43. Checklist Transacción de Ventas del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Importe Fuente” en este campo debe aparecer el total de la abierto de la orden.
Imagen 44. Campo Importe Fuente del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Tipo de Conversión”, este campo tipo lista mostrará los tipos de conversión que se encuentren registrados en ADempiere, el tipo de conversión no es más que el tipo de índice el cual se le asociará el valor de las tasa o conversiones de monedas.
Imagen 45. Campo tipo de Conversión del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Tasa de Cambio” , este campo tipo lista mostrará las tasas de cambios que se encuentren asociadas al tipo de cambio seleccionado en el campo “Tipo de Conversión”, la tasa de cambio no es más que la conversión de una moneda con otra en un fecha determinada.
Imagen 46. Campo Tasa de Cambio del Documento Orden de Pago desde Orden
Note
Estos dos campos “Tasa de Cambio” y “Tipo deConversióń” son utilizados en el caso de que se esté trabajando con documentos en moneda extranjera y se necesiten realizar los pagos con la moneda nacional.
Campo “Total del Pago” debe aparecer el monto a pagar de la orden, este monto puede ser editado ya para este caso el anticipo a realizar puede ser por el total o solo una parte del total de la orden, todo dependerá del acuerdo de pagos que tenga la compañía con el proveedor.
Imagen 47. Total de Pago del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Total Abierto” debe aparecer el total abierto que tiene la orden.
Imagen 48. Total Abierto del Documento Orden de Pago desde Orden
Checklist “Procesado”, esté al momento de crear la orden no estará tildado, cuando se generen los pagos desde el proceso Registro de Imprimir / Exportar Pagos, esté checklist aparecerá tildado.
Imagen 49. Checklist Procesado del Documento Orden de Pago desde Orden
Campo “Total de Descuento” en este campo mostrará si la orden tiene un descuento o no.
Imagen 50. Campo Total de Descuento del Documento Orden de Pago desde Orden
En el campo “Diferencia monto” debe aparecer la diferencia que pueda tener la orden entre el total abierto y el total a pagar.
Imagen 51. Diferencia Monto del Documento Orden de Pago desde Orden
Note
El resultado o valor a mostrar en este campo dependerá de los valores colocados en el campo “Total del Pago” y “Total Abierto”, si los valores de saldo en ambos campos son iguales este campo debe estar en cero (0).
Una vez definido el monto que se desea pagar en cada de las órdenes y verificado que las órdenes seleccionadas desde la opción “Crear Desde Orden” estén en la pestaña “Línea de Selección de Pago”, se puede completar la “Orden de Pago”, para ello regrese a la pestaña principal “Selección de Pago” .
Ubique al finalizar la ventana, en el grupo de campo “Estado”, el botón que debe tener por nombre “Completar”.
Imagen 52. Grupo de Estado del Documento Orden de Pago desde Orden
Note
El nombre del botón cambiará dependiendo del estado en el que se encuentre el documento si el documento se encuentra en estado “Borrador” la acción a mostrar en el botón es “Completar” caso que se está aplicando para este documento, si el estado del documento está en estado “Completo” el botón cambiará su nombre a la siguiente acción que se pueda aplicar en el documento.
Dar click al botón “Completar” y tildar “Ok” para la acción de documento seleccionada.
Imagen 53. Botón Completar del Documento Orden de Pago desde Orden
Al aplicar esta acción “Completar” el documento pasará a estado completo y este no podrá ser modificado.
Note
Es muy importante tener en cuenta que todo documento transaccional una vez se culmine con el llenado de los datos debe ser completado, para que ADempiere tome como válido los datos cargados en el documento.
Hasta este punto llegaría el registro de órdenes a través de la ventana “Selección de Pago” con el tipo de documento “Orden de Pago” ya que solo se está creando la solicitud de los anticipos que se desean cancelar, en este paso a pesar de que se complete el documento esto no quiere decir que se han generado los pagos, para poder generar los pagos correspondientes a las órdenes asociadas a la “Orden de Pago” se necesita completar los procedimientos Registro desde Selección de Pago y el Registro de Imprimir / Exportar Pagos.